Les démarches administratives vous prennent beaucoup de temps, et ne sont pas votre cœur de métier.
Vous avez besoin d'aide pour la gestion administrative de vos collaborateurs.
J'ai acquis une solide expérience dans le fonctionnement des entreprises en occupant différents postes : Assistante de Direction / Gestionnaire RH / Assistante Formation / Garant Qualité
Cela m’a appris à m’adapter rapidement à différentes structures et à de nouvelles méthodes de travail.
Mon sens de la communication, et mon goût du travail en équipe sont également un atout dans des prestations à temps partagé.
Je vous propose de vous décharger de vos tâches administratives, au rythme et selon le volume qui vous conviennent. Située en périphérie de Colmar, je peux intervenir sur site ou à distance, selon vos besoins.
Identification des annonces officielles de marchés publics
Analyse technique et administrative des cahiers des charges
Constitution et suivi des dossiers de candidature, jusqu’à leur livraison
Gestion des bases de données (fichiers clients, groupements)
Analyse et enregistrement des réponses clients
Réalisation de statistiques des ventes
Budgétaire & Pré Comptabilité
Gestion et suivi de tableaux de bord
Analyse des risques et optimisation des coûts
Rédaction de comptes rendus
Mise en règlement des fournisseurs
Préparation des remises de chèques
Gestion et suivi des encaissements
Suivi et relance des factures impayées
Recouvrement
Gestion de tableaux de bord pour suivi de la trésorerie
Rapprochement bancaire
Pointage comptable
Préparation et transmission des éléments nécessaires au cabinet comptable
Permanence Téléphonique
Gérer le standard et trier les appels
Transférer les appels à la personne ou au service approprié
Transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l'organisation
Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique de l'entreprise
Collaborer avec le personnel du front office et exercer les activités administratives génériques
Secrétariat & Administratif
Accueil physique
Accueil téléphonique
Prise de rendez-vous
Gestion des courriers
Gestion des mails
Organisation agenda, planning
Démarches et formalités administratives (montage dossiers ...)
Saisie et mise en page de vos courriers et documents
Prise de notes
Relecture et correction de vos écrits (comptes-rendus, rapports...)
Restructuration de PDF
Qualification de fichiers (mise à jour des bases de données "clients"...)
Création de formulaires, documents types ...
Création de vos tableaux, graphiques, organigrammes
Assistance en organisation de l’entreprise (procédures, modes opératoires ...)
Gestion des plannings d’intervention
Organisation des déplacements
Secrétariat Juridique
Retranscription audio (conclusion avec bordereau de pièces, assignation, requête, constat, contrat juridique, courrier et note de travail)
Préparation, classement et mise à jour des dossiers de façon numérique
Accompagnement aux démarches administratives
Réalisation de recherches juridiques et rassemblement des pièces afférentes en vue d'une formalité juridique (immatriculation, modification au RCS ...)
Rédaction de documents (courriers, annonce légale, formulaire, procès-verbaux ...)
Secrétariat Médical
Accueil physique
Accueil téléphonique
Gestion des emplois du temps, avec rendez-vous à prendre et à confirmer
Réception et rédaction du courrier
Gestion dossier patient : création, mise à jour, archivage
Rédaction de rapports médicaux
Saisie et mise en page des comptes rendus médicaux, rapports médicaux ...
Télétransmission
Retours Noémie
Gestion des rejets des caisses et mutuelles
Relances caisse-mutuelle
Facturation des consultations
Gestion des stocks (matériel médical)
Social
Veille et respect des obligations légales de la gestion du personnel
Aide au recrutement
Saisie et suivi des contrats de travail et avenants selon trame existante
Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)
Gestion des plannings (congés, formation ...)
Suivi des absences des salariés (congés, RTT, maladie, accident de travail ...)
Tenue des registres sociaux (personnel ; visites médicales...)
Gestion des visites médicales
Gestion mutuelle entreprise
Relations avec l'Urssaf
Gestion et suivi des dossiers de formation
Gestion des déplacements (réservation hôtel, billet de train ...)
Préparation des éléments nécessaires au calcul des salaires
Gestion des notes de frais, tickets restaurant ...
Gestion paie (bulletin de salaire ; DSN ...)
Traduction / Transcription
Traduction technique
Traduction Anglais
Traduction Allemand
Rédaction en langue étrangère Anglais
Rédaction en langue étrangère Autre
Relecture/correction en langue étrangère Anglais
Relecture/correction en langue étrangère Autre
Transcription (comptes-rendus ; PV ; CHSCT...)
Administration de la formation professionnelle
Récolte des informations nécessaires à la connexion de l’espace client, organisme de formation ou CFA, ainsi que les renseignements nécessaires à la création de la demande de prise en charge OPCO ou organisme financeur FAF
Rédaction du Cerfa pour les dispositifs qui en suscite un
Contrôle des documents et cohérence des informations
Saisie informatique de la demande de prise en charge sur le portail OPCO du client, organisme financeur FAF, organisme de formation ou CFA
Dépôt des documents nécessaires à l’enregistrement dans le dossier saisi
Télétransmission du dossier à l’opérateur de compétences via l’espace client, organisme de formation ou CFA